Beste praksis for SharePoint-intranett

Det viktigste steget i ethvert intranettprosjekt er å forstå hva brukerne faktisk trenger. Gjennomfør brukerundersøkelser, intervjuer og workshops for å kartlegge hvilken informasjon ansatte søker oftest, hvilke oppgaver de bruker mest tid på, og hvilke frustrasjoner de opplever med dagens løsninger.

Informasjonsarkitekturen er ryggraden i intranettet ditt. Bruk hubnettsteder til å gruppere relaterte avdelinger eller prosjekter, hold navigasjonen flat og forutsigbar, og bruk metadata og innholdstyper for å gjøre innhold søkbart og filtrerbart. En god tommelfingerregel: brukerne skal finne det de leter etter med maksimalt tre klikk.

Søk er den viktigste funksjonen på ethvert intranett. Konfigurer SharePoint-søk med tilpassede søkeomfang, forfremmede resultater for populære søk, og søkefiltre basert på metadata. Test søket regelmessig med ekte brukerspørringer for å sikre at resultatene er relevante.

Stadig flere ansatte bruker intranettet på mobilenheter. SharePoint moderne sider er responsive som standard, men du må likevel teste at innholdet ser bra ut på små skjermer. Unngå store tabeller, lange tekstblokker og bilder som ikke skalerer.

Definer hvem som eier hvilke områder av intranettet, hvem som kan opprette nye nettsteder og sider, og hvilke retningslinjer som gjelder for innholdspublisering. Uten governance vokser intranettet ukontrollert og blir vanskelig å vedlikeholde.

Selv det beste intranettet mislykkes hvis brukerne ikke vet hvordan de skal bruke det. Gjennomfør opplæring for både innholdsforfattere og sluttbrukere. Utnevn digitale ambassadører i hver avdeling som kan hjelpe kollegene sine og gi tilbakemelding til prosjektteamet.

Bruk SharePoint-analyser og Microsoft Viva Insights til å forstå hvordan intranettet brukes. Hvilke sider besøkes mest? Hvilke søk gir null resultater? Bruk denne innsikten til å kontinuerlig forbedre innhold, navigasjon og funksjonalitet.